Este esenţial să-ţi poţi prioritiza şi rezolva eficient sarcinile, mai ales în condiţii de stres. Dar ce te faci când lista de probleme tot creşte, şi totul pare a fi urgent? Şi cum faci să mai ai măcar un pic de energie disponibilă după ce termini munca? Cei nouă paşi de mai jos te pot ajuta să te organizezi.
1. Separă presiunea internă de cea externă
De fiecare dată când resimţi efectele stresului, opreşte-te puţin şi aminteşte-ţi că doar tu te poţi doborî pe tine însuţi. Chiar dacă nu poţi controla situaţia sau comportamentele celor din jur, totuşi îţi poţi controla reacţiile. Aşa că nu-i mai lăsa pe alţii să decidă cum te simţi. Respiră adânc şi lent şi linişteşte-te – rareori lucrurile sunt atât de grave pe cât par.
2. Ai grijă de corpul şi de mintea ta
Oboseala exclude performanţa. Ai grijă să dormi suficient şi bine (fără disconfort sau întreruperi dese). Dezvoltă-ţi rutine zilnice care te scutesc de efort atunci când ştii că nu eşti în formă – pregăteşte-ţi hainele de cu seară dacă ştii că nu ai chef de nimic dimineaţa, sau rezolvă-ţi cumpărăturile în pauza de prânz dacă ştii că seara nu mai eşti în stare să iei decizii bune. Ai grijă de nutriţia ta! Dieta sănătoasă ar trebui să fie un obicei pe viaţă. În perioadele mai solicitante, oferă-i corpului tău nutrienţi care să te ajute să faci faţă stresului mai uşor .
Găseşte o practică (sau mai multe) care să te ajute să-ţi menţii calmul sub presiune. O tehnică de respiraţie, o postură yoga, nişte vorbe înţelepte sau pur şi simplu o melodie – există o mulţime de cărţi, aplicaţii şi resurse online din categoria Mindfulness, special concepute pentru asta.
3. Anticipează şi planifică
Când eşti mai liniştit, alocă puţin timp pentru a identifica perioadele de suprasolicitare intensă. Dacă poţi, implică-ţi şi colegii în acest exerciţiu. Ce puteţi rezolva în avans, ce puteţi externaliza sau delega, pentru a micşora volumul de muncă din acele perioade? E posibil să nu reuşeşti de la prima încercare, dar persistă şi testează mai multe soluţii. În final, ar trebui să ai un sistem de “egalizare” a efortului.
Desigur, niciun sistem nu e imun la schimbare şi incertitudine – vor fi momente în care priorităţile se vor schimba în moduri imprevizibile. Secretul succesului este să ştii ce contează – noua prioritate, sau sarcina pe care o planificasei deja? Ajungem astfel la pasul 4.
4. Decide ce contează (şi de ce)
Fă-ţi o listă cu tot ce ai de rezolvat. Treci prin fiecare sarcină şi întreabă-te: este cu adevărat importantă pentru mine? Îmi reduce nivelul de presiune, îmi economiseşte timp? Mă ajută să-mi ating obiectivele sau să evoluez altfel? Îmi ajută organizaţia să-şi atingă obiectivele sau să evolueze în noi direcţii? Dacă răspunsul la toate aceste întrebări este “NU”, atunci verifică dacă nu poţi delega, amâna sau elimina cu totul sarcina respectivă. Nu te sfii să refuzi sarcini care nu corespund criteriilor tale. Doar aşa te vei putea investi în responsabilităţile cu adevărat importante.
5. Trebuie să se întample acum?
Imaginează-ţi că înoţi într-un torent. Care este prima urgenţă? Să ieşi de acolo! La fel ar trebui să decizi şi urgenţele de la muncă sau chiar şi de acasă. Primul lucru pe care ar trebui să-l faci este acela care te eliberează de sub presiune – fie şi parţial. Restul nu contează, încă.
După ţi-ai decis priorităţile din perspectiva importanţei (pasul 4), dacă ai câteva sarcini care par la fel de urgente, încearcă să estimezi de cât timp şi efort e nevoie ca să le rezolvi. Apoi alege-ţi abordarea: dacă eşti odihnit şi motivat, începe cu sarcina cea mai lungă sau grea; dacă nu stai prea bine cu motivaţia, începe cu cea mai uşoară, ca să te bucuri de un mic succes înainte să te arunci în ape mai adânci.
6. Divide şi cucereşte
Orice proiect sau sarcină complexă pot părea copleşitoare când le priveşti în ansamblu. Cel mai dificil aspect al stresului este însăşi reacţia ta la stres: tendinţa de a-ţi imagina catastrofe sau de a te simţi incapabil. Ca să elimini această stare, dar şi ca să te organizezi mai bine, împarte proiectul sau sarcina respectivă în cele mai mici componente şi abordează-le pe fiecare, la rând. Stabileşte-ţi obiective şi praguri intermediare (pe care să le poţi atinge fără să te dai peste cap) şi bucură-te de fiecare dată când le atingi. În timp, nimic nu-ţi va mai părea imposibil.
7. Regula de 2 minute
Te-ai calmat, ţi-ai planificat timpul, ai prioritizat totul în funcţie de importanţă şi urgenţă, ai delegat sau eliminat tot ce se putea, ţi-ai organizat proiectele mari în bucăţele mai mici şi… ai rămas totuşi cu câteva sarcini mărunte, dar multe, de care nu poţi scăpa. La mailuri tot trebuie să răspunzi, rapoartele tot trebuie trimise, iar acasă te aşteaptă vase de spălat şi liste de cumpărături. Ce faci cu toate acestea?
Înainte să te apuci de o sarcină măruntă, întreabă-te: o pot rezolva în mai puţin de 2 minute? Dacă da, fă-o pe loc. Dacă nu, trece-o pe listă şi alocă-i un interval de timp, când crezi că te poţi ocupa de ea.
8. Ia o pauză (productivă)
Toate bune şi frumoase, dar nu suntem roboţi. Obosim, ne pierdem concentrarea, intrăm în pană de idei sau ne săturăm pur şi simplu de muncă, uneori fix când nu trebuie. Dacă te apucă brusc cheful de orice altceva înainte de anumite sarcini, încearcă să afli de ce – poate te temi că nu vei reuşi să le rezolvi, te plictisesc, sau presupun interacţiunea cu oameni sau sisteme cu care ai prefera să n-ai de-a face. Găseşte motivele ca să-ţi găseşti motivaţia pentru a le înfrunta. Poate ai nevoie de puţin ajutor sau de o mică recompensă.
Dacă problema e că nu te poţi concentra sau nu găseşti o rezolvare pentru o problemă, ia o pauză. Dar nu folosi timpul ca să te ocupi de altceva la fel de solicitant, sau ca să stai pe Facebook. Plimbă-te, meditează, stai de vorbă cu cineva, du-te la cumpărături sau fă un duş. În cel mai rău caz, ocupă-te de sarcinile mărunte, care-ţi consumă sub 2 minute. Pune-ţi mintea conştientă pe pauză, ca să-i permiţi subconştientului să “ruleze” diferite soluţii în fundal. E posibil să-ţi vină idei exact când nu te aştepţi.
9. Experimentează şi învaţă
O greşeală din care ai învăţat ceva devine experienţă. Dacă reuşeşti să înveţi şi din greşelile altora, cu atât mai bine, dar nu te teme să încerci noi abordări pe pielea ta sau să-ţi asumi riscuri. Indiferent cum ar reacţiona cei din jur, viaţa şi timpul tău îţi aparţin doar ţie. Aşadar, foloseşte-le ca să evoluezi, nu ca să le faci altora pe plac – s-ar putea ca în final să-ţi fie şi ei recunoscători!
