Lucrezi când de acasă, când de la birou, sau chiar de pe drum? Eşti liber profesionist sau antreprenor şi ai zile când nu-ţi vezi capul de treabă, şi altele când dai din colţ în colţ să-ţi găseşti ceva de făcut? Ai copii pe care nu ştii când îi poţi duce la şcoală şi când trebuie să-i dădăceşti acasă toată ziua? Cum rămâi productiv în aceste condiţii?
Importanța rutinei în menținerea productivității
Rutina este un factor important pentru menţinerea productivităţii, fiind mult mai puternică decât voinţa, pentru că nu presupune efort. E mult mai uşor să urmezi o obişnuinţă, decât să decizi şi să acţionezi în mod conştient, deseori împotriva “chefului” natural. Mai mult, studiile psihologice arată că voinţa nu este eficientă pe termen lung[i].
Dar ce faci când nu îți poți stabili singur/ă o rutină? Nu dispera! Iată 5 soluţii pentru a crea ordine în haos.
- Crează-ţi o rutină în jurul activităţilor ce nu au legătură cu munca
Mesele, activitatea fizică, igiena, chiar şi plimbatul câinelui pot contribui la senzaţia că ziua ta are totuşi o structură. Oricât de haotică îţi e activitatea, încearcă măcar dimineaţa şi seara să urmezi nişte “ritualuri”, indiferent că e vorba de orele de trezire şi culcare, de ordinea operaţiunilor de spălat, mâncat, îmbrăcat etc., sau de alte activităţi benefice cum ar fi să-ţi iei vitaminele, să faci mişcare, să citeşti câteva pagini din cartea preferată etc.
Dacă ai copii, e foarte benefic şi pentru ei să urmeze astfel de rutină, aşa că toată lumea câştigă!
- “Dresează-ţi” creierul
Ştii experimentul faimos al lui Pavlov[ii], cu căţelul care a asociat atât de puternic mâncarea cu un sunet încât saliva doar la auzul sunetului respectiv? Oricât de sofisticaţi ne credem, trebuie să știi că și creierul uman funcționează similar. Foloseşte-te de asta! Chiar dacă nu poţi controla momentele sau locurile în care lucrezi, dezvoltă-ţi un obicei asociat cu munca, pentru a-ţi condiţiona mintea să intre automat în “modul de lucru”.
De exemplu, ascultă o anumită piesă muzicală când te apuci de lucru; asociază anumite obiecte – o agendă, o cană, o fotografie etc. – cu spaţiul de lucru; sau începe-ţi mereu munca cu anumite activităţi – de exemplu, toarnă-ţi cafeaua, scrie-ţi obiectivele zilei în agendă şi apoi deschide computerul.
- Fă-ţi o “trusă” de muncă
Încearcă să-ţi organizezi obiectele asociate activităţii tale astfel încât să creezi o asociere clară între ele şi muncă. Poate fi vorba de computer şi agendă, de trusa de scule sau de cana de cafea. Important este să le foloseşti doar la lucru, şi să le menţii curate, accesibile şi în ordine, asfel încât să nu pierzi timp şi energie să le pui în funcţiune.
Dacă locul de unde lucrezi se schimbă des, sau pur şi simplu trebuie să-l eliberezi la final de zi, ai putea să-ţi aduni “trusa” într-o cutie sau geantă. Pe lângă avantajul ordinii (şi protejării echipamentelor), desfăşurarea lor la începutul activităţii şi strânsul lor la final poate să constituie în sine un ritual ce înglobează ziua ta de muncă.
- Fii stăpân pe timpul tău
Chiar dacă activitatea ta variază mult de la o zi la alta, poţi stabili intervale orare clare în care s-o prestezi. Oricât de mult ai avea de lucru, nu e deloc sănătos – şi nici productiv – să munceşti non-stop, să uiţi să mănânci sau să mănânci prost, să nu faci mişcare sau să te izolezi. Dacă simţi că altfel nu faci faţă volumului de muncă, există soluţii de time management, organizare sau colaborare mai bună cu colegii.
Pe de altă parte, în zilele în care ai mai puţin de lucru, încearcă să-ţi menţii ritmul folosind timpul rămas pentru alte activităţi productive: fă-ţi ordine în hârtii, finanţe etc., începe acel proiect pe care-l tot amâni, sau gândeşte-te la noi proiecte, servicii, produse. Important este să te asiguri că aloci un timp anume pentru lucru şi te ţii de el.
- Nu uita că toate aceste rutine trebuie să funcţioneze pentru tine
Suntem mai productivi, mai sănătoşi şi fericiţi atunci când ne urmăm ritmul propriu. Biografiile de genii care analizează rutinele zilnice şi produc “modele” de urmat pot fi o sursă de inspiraţie, însă nu uita că nu tot ce funcţiona pentru ei va funcţiona şi pentru tine. Dacă eşti în mod natural o “pasăre de noapte”, degeaba te străduieşti să te trezeşti la 5 dimineaţa ca să “lucrezi în linişte”. Pe lângă efortul enorm (care te consumă), vei descoperi că în majoritatea zilelor n-o sa fii în stare nici măcar să-ţi aduni gândurile la o oră atât de matinală.
E foarte posibil şi să te simţi presat să urmezi un program de lucru standard, de la 9 la 6 de exemplu, pentru că aşa “se face”. Încearcă să rezişti şi să-ţi organizezi ziua în funcţie de ritmul tău natural, atât în privinţa orelor de începere şi încheiere a lucrului, cât şi în ceea ce priveşte timpul alocat. Nu toată lumea are nevoie de 8 ore ca să-şi termine sarcinile, şi nu toată lumea lucrează eficient timp de 8 ore continue.
Trăim într-o epocă a schimbării şi fluxului. În loc să ne plângem de lipsa de predictibilitate, poate ar fi mai bine să ne folosim de flexibilitatea pe care ne-o oferă şi să ne dezvoltăm soluţii proprii pentru a fi eficienţi şi productivi în orice condiţii.
